Google Mail hat einzigartig Vorteile, die aber führen zu Problemen, wenn man ein Google Konto in Outlook verwaltet. Wir raten deshalb davon ab ein Google Mail Konto in Outlook einzubinden – es verursacht Ärger. Entscheiden Sie sich für ein Google-Postfach, dann benutzen sie es mit Gmail – nicht mit Outlook ! Wenn Sie Outlook verwenden, dann verwenden Sie dafür kein Google-Postfach !

  • Outlook zeigt im Hauptordner „Gmail“ den Ordner „alle Nachrichten“ das sind tatsächlich in Outlook existierende Kopien, also auch Kopien der Mails die sich im Ordner „Gesendet“ befinden. Im Ordner „Gesendet“ befinden sich die gleichen Mails nochmals. In GMail sind das aber nicht zwei Mails, Google speichert die Mail nur ein einziges mal. In Google Mail kann man  Labels setzen, also z.B. „Papierkorb“ „Mach ich telefonisch“ „per Mail antworten“ „Kunde A“  „Projekt B“ usw.  Das ist SUPER und fortschrittlich… aber wenn man dieses Postfach in Outlook einbindet  werden daraus Kopien = Duplikate (Viele Köche verderben den Brei).
  • Mails im Outlook Posteingang befinden  sich als Duplikat nochmals im Ordner „Wichtig“ Die Mail im Ordner wichtig kann man löschen, dann bleibt sie trotzdem im Posteingang. Umgekehrt genauso, also sie löschen oder verschieben eine Mail im Posteingang dann bleibt die Kopie im Ordner wichtig bestehen.
  • Wenn man in Outlook  aus dem Ordner „alle Nachrichten“ Dateien in ein anderes Mailpostfach verschiebt, dann werden die Mails wie von Geisterhand durch Google wieder her gestellt und zwar dann wenn man den Ordner „Alle Nachrichten“ verlässt und neu öffnet.  Wenn man Mails in ein anderes Postfach verschiebt sollte man dran bleiben und nichts anderes machen – also den Ordner Alle Nachrichten nicht verlassen.   Warum könnte man den Ordner verlassen müssen/wollen? Wenn man z.B. zwischendurch eine Mail schreiben will oder weil Outlook beim verschieben abstürzt. Outlook stürzt garantiert ab, wenn man alle Mails auf einmal verschiebt. Man sollte das in Häppchen machen, ca. 10 Seiten / ungefähr 500 Stück, dann stürzt Outlook nicht ab. Keine Panik: Wenn das Kopierfenster „keine Rückmeldung“ anzeigt und das Formular nur noch „weiß“ ist oder wenn scheinbar endlos lange angezeigt wird dass es nur noch „60 Sekunden“ dauert und dann wieder „2 Minuten“ anzeigt – einfach nur warten.
  • Natürlich  kommt es dabei weniger auf die Menge als auf die Größe der Mails an.  Ich habe die Mails im Ordner „alle Nachrichten“   vorher nach Größe sortiert, die wenigen fetten privaten Mails habe ich ganz gelöscht, aus den Mega Monster großen Mails mit z.B. 3-15 MB habe ich die Anhänge ins Dateisystem verschoben.  Um zu dokumentieren welche Anhänge ursprünglich drin waren, habe ich eine Hardcopy der Anhänge eingefügt (Archivierungspflicht: 7 Jahre (Korrespondenz)  bzw. 10 Jahre (Buchhaltung).  Mails ab einer Größe von 1 MB sollte man einzeln verschieben.
  • In Outlook kann man Mails nachträglich bearbeiten: (das gilt für alle, also empfangene und gesendete Mails)
    Mail öffnen, dann im Bereich „Verschieben“ die Option „Aktionen“  dort „Nachricht bearbeiten“.
  • Wenn man es geschafft hat aus dem Ordner „alle Nachrichten“ alles zu löschen und Outlook neu startet, dann holt sich Outlook wieder alle Kopien, weil löschen in Outlook nämlich leider nicht löschen bei Google bedeutet ! Google bietet dazu eine erstklassige Dokumentation in deutsch: lesen . Es ist aber schon extrem aufwändig: Man muss die Mails in GMail (Seitenweise 50-100 Stück) löschen, danach sind sie im Google Papierkorb und auch im Outlook Papierkorb zu sehen, wenn man Outlook dann beendet (und die Aktion löschen beim schließen aktiviert ist) sind die Mails endgültig weg. Bei nächsten Start sieht man noch „kurz“ den Zähler 3500-3499-3498 usw.
  • Wenn man Outlook mehrfach neu starten musste, dann hat man sich im Lauf der Zeit gewundert warum die Mail die man vorhin schon mal  verschoben oder „erleichtert“ hat schon wieder da ist. Man zweifelt und verschiebt sie eben nochmal usw. usw. und jetzt hat man eben selbst massenhaft Duplikate erzeugt.

Welche Erkenntnisse Anregungen und Wünsche haben sich aus dieser 6 monatigen „Check iT“  Zeit  „Gmail in Outlook“ ergeben? 

  • Dass Google eventuell Rückschlüsse aus den Mails zieht kann man sich gut vorstellen, das war und ist klar, für mich der wesentliche Grund es nicht zu verwenden.  Ansonsten ist das Programm (GMail) der Zeit voraus und absolut super,
  • Google bietet bei Nutzung von GMail an,  die Anhänge die man einfügen möchte stattdessen in Google Drive abzulegen und fügt dann effizient / elegant einen Link auf die Datei ein, statt sie in die Mail zu kopieren.  Super ! Wie kann man das möglichst elegant nachmachen, aber ohne die Daten auf US Servern abzulegen ?
  • Die Möglichkeit Labels zu setzen, statt Mails in Ordner zu verschieben ist nicht neu. Mit Outlook kann man das auch machen, aber viel umständlicher, eben so umständlich,  dass man es nicht macht. Wie kann man die Label-Technik in Outlook nach machen ohne Kopien zu erzeugen ?
  • Wie wird man die Duplikate in Outlook bzw. im IMAP Postfach wieder los ? 
  • Wir nutzen kein Exchange von Microsoft und erst recht nicht in der 365-Cloud sondern Imap. Bei IMAP bleiben die Mails beim Provider – auf dessen Server. Der Speicherplatz den man bei den Hostern geboten bekommt ist teilweise recht mager:
    bei https://www.united-domains.de/email_website/email/  70€/Jahr 20GB
    Wo bekommt man mehr Mail-Speicher auf sicheren Servern (Deutschland oder Schweiz) ?
    Antworten:
    bei  https://www.strato.de/hosting/#ueberblick 50€/Jahr 50GB
    bei  https://www.hoststar.ch/de/hosting/angebote-uebersicht  70sfr/Jahr 60GB
    bei  https://all-inkl.com/webhosting/paketvergleich/ 60€/Jahr 50GB
    bei  https://www.hetzner.de/webhosting  60€/Jahr 50GB