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Kurzfassung: Sie tragen in Ihrem Kalender (egal in welchem) Termine mit einer Referenznummer (Aufgabe) ein. Der Tag ist mit Terminen ausgefüllt – ok.  Die Kalender auf allen Geräten werden synchronisiert.  Irgendwann (pro Tag oder pro Woche) lesen Sie mit dem COS Ihren  Outlook-Kalender aus um daraus Abrechnungen zu erstellen. Ob es dabei um Arbeitszeiten geht, für die Sie Rechnungen an Ihre Kunden schreiben oder um interne Abrechnungsberichte (Zeiterfassung auf Kostenstellen) ist für das COS gleichgültig. Es ordnet die Zeiten den Aufgaben bzw. Kostenstellen zu.

Beispiel: Reisekosten tragen Sie auf 23:00h ein, damit in Ihren Kalendern keine Zeiteinträge angezeigt werden.
Ü ohne Frühstück Aus:75,00 MwSt:07,00 Std:24 von/bis:09/24  Aufg:14870

Bedeutung:
Aus: Auslagen / Bruttobetrag
Std: Stunden / Stundenzahl
Aufg: das ist die im Central Office angelegte Aufgabe, welche die Abrechnungsgrundlagen enthält

Auf welchem Gerät Sie diese Einträge machen z.B. einem Smartphone, oder Tablet oder im Web z.B. im Google-Kalender oder auf dem PC mit Outlook, ist egal. Das von uns empfohlene Programm „Gsync“ sorgt im Hintergrund für die Syncronisation (Wir nutzen selbst GSync – es funktioniert perfekt!).  Wichtig ist, dass der Eintrag final in Outlook steht. Das Central Office liest nur die Outlook Einträge aus,  ordnet sie der „Aufg:14870“ zu und bezieht über diese Aufgabe die Abrechnungsgrundlagen.

Die angegebene Std Zahl wäre bei einer „Kundenaufgabe“ die abzurechnende Zeit, bei einer „Reiskostenaufgabe“ werden auf Basis der Std-Zahl die Reisekostensätze verrechnet, die ergeben sich aus der COS-Listboxgruppe  (LBG) 101
P1 =  6,00€   zwischen 8 und 13,99 Std
P2 = 12,00€ zwischen 14 und 23,99 Std
P3 = 24,00€ für eine ganztägige Dauer also 24Std