Ich akzeptiere, dass man EIN System braucht um das ganze Zeug das man zu erledigen hat in den Griff und vor allem aus dem Kopf zu bekommen, die Betonung liegt auf EIN.  Warum aus dem Kopf? Damit er frei wird und frei bleibt für kreative Dinge.

Was bedeutet EIN System? System ist nicht unbedingt ein Stück Software, sondern ein Schema nach dem man sein Zeug erledigt – das können auch Zettel sein. Ich mag keine Zettel, verwende deshalb dieses System:  IMAP Mail Konten.

Das heißt: egal mit welchem Gerät,  (S5, iPhone, Ipad, Terminalsitzung oder Notebook mit Outlook) usw. ich die Mailkonten öffne, ich sehe überall das Gleiche !!! Weil bei IMAP die Ordner und die Mails beim Provider abgelegt bleiben.

Und jetzt?   So wird mein Posteingang zum ein für alles System:

  1. statt Notizzettel zu schreiben, schicke ich mir eine Mail… in deren Betreffzeile steht: Name-Firma / Frage oder Aufgabe,  Telefon: 0000 111222. Diese Mail habe ich sofort auf meinem Smartphone und damit kann ich jede Telefonnummer (egal ob in der Betreffzeile oder im Textbereich) zum wählen einfach anlicken.
  2. Faxe lasse ich mir von der FritzBox automatisch als Mail weiter leiten. (Es kommt bestenfalls 1 im Monat).
  3. Wenn ich eine Mail verschicke, lasse ich mir per Regel automatisch eine BCC schicken.
  4. Die Mails aus meinem Posteingang schicke ich an Asana – dort ist es eine Aufgabe und wird kanalisiert. Alternativ kann man das was Asana ermöglicht auch mit Ordnern im Mailkonto machen.

 

  • Die Mail-Markierungsmöglichkeit „gelesen“ habe ich für mich umdefiniert in „da must du etwas machen“. D.h. die Anzeige ungelesen ist für mich falsch – ich habe alles gelesen was nicht mehr im Posteingang liegt. Der Posteingang ist für mich der Briefkasten !  Nachdem ich da dran war ist der Posteingang leer und ich habe beim verschieben nachgedacht: Wichtig? unwichtig? eilig? nicht eilig? selbst oder delegieren?
  • Dann geht es weiter mit der wichtigsten Frage „Was genau muss jetzt als nächstes gemacht werden? und wie wird das kommuniziert?“ (Wenn Gold schweigen und reden silber ist… was ist dann schreiben? was ist Mail schreiben?)
  • Man kann in Outlook Mails auch in Kalendereinträge und in Aufgaben umwandeln. Aufgaben in dieser Form finde ich OK wenn man am PC arbeitet, nicht OK ist diese Aufgabenform fürs iPhone – das kennt nämlich keine Aufgaben. Unperfekt? Nein – einfach mal überlegen warum ein sonst so perfekt gemachtes Gerät darauf verzichtet. Antwort: auf’s  Minimum optimiert: “Für was denn erst einen Berg mit Aufgaben anlegen, warum denn nicht gleich in den Kalender eintragen, denn dass man durch Bearbeitung Zeit verbrauchen wird – das stimmt  allemal !!!  Also warum nicht gleich als Termin in den Kalender schreiben ?